PIM vs. ERP: Unterschied und Zusammenspiel
Viele Unternehmen, die bereits ein ERP-System nutzen, stellen sich häufig die Frage: „Warum sollte ich zusätzlich in ein Product Information Management (PIM)-System investieren?“ Diese Frage ergibt sich, da ERP-Systeme als zentrale Plattform für die Verwaltung von Stammdaten wie Artikelnummern auch Produktinformationen abbilden könnten. Doch ERP-Systeme sind für die Verwaltung komplexer Produktinformationen wie technische Daten oder Marketinginhalte nicht ausgelegt. Anpassungen, um diese Funktionen zu integrieren, wären oft zu teuer, unflexibel und langwierig. Ein PIM-System bietet hingegen einen zentralen Datenbestand für das gesamte Unternehmen, der sicherstellt, dass einheitliche Produktdaten vorliegen und alle Berechtigten auf diese Informationen zugreifen können.
Die Trennung der beiden Bereiche ist umso wichtiger, da Unternehmen auf ERP-Systeme nur wenigen Personen Zugriff gewähren sollten, um unternehmenskritische Daten zu schützen. Auf das PIM-System hingegen muss eine Vielzahl von Personen aus unterschiedlichen Bereichen zugreifen können, denn die PIM-Daten sollten unternehmensweit bekannt sein und ggf. auf der Website veröffentlicht sein.
Was ist PIM?
Ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) hilft bei der Zentralisierung von Produktdaten. Es fungiert als zentrale Datenquelle für alle produktbezogenen Informationen. Diese Daten können über verschiedene Kanäle wie Websites, mobile Apps, Kataloge und mehr verteilt und abgerufen werden.
Was ist ERP?
ERP hat ein breiteres Ziel, da es in verschiedene Abteilungen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens integriert ist. Dazu gehört unter anderem das Produktdatenmanagement, ERP umfasst aber noch viele weitere Unternehmensbereiche und Prozesse. ERPs werden eingesetzt, um Prozesse und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen zu schaffen. Einige Unternehmen nutzen ERP zur Speicherung von Produktinformationen, aber sie sind nicht für die Verwaltung komplexer Produktdaten optimiert.
PIM vs. ERP: Die wichtigsten Unterschiede
Einige wesentliche Unterschiede zwischen PIM und ERP sind:
Zweck
Ein PIM-System wurde speziell für die Verwaltung und Anreicherung von Produktdaten entwickelt und ist damit die ideale Lösung für diesen Zweck. Seine Datenstruktur, Arbeitsabläufe und Funktionen sind darauf zugeschnitten, Produktdaten zentral zu verwalten und effizient über mehrere Kanäle zu verteilen.
ERP-Systeme hingegen dienen als zentrale Plattform für die Verwaltung von Unternehmensressourcen, einschließlich Finanzen, Beschaffung, Fertigung und Personalwesen. Produktdaten sind nur ein kleiner Teil von ERP-Systemen und sind nicht so umfassend wie ein spezielles PIM-System.
Endbenutzer
PIM-Systeme werden in der Regel von Teamsgenutzt, die direkt mit Produkten zu tun haben, z. B. Produktmanager, Marketingteams, E-Commerce-Spezialisten, Vertriebsabteilung usw.
ERP-Systeme werden von Finanz-, Personal-, Betriebs- und Beschaffungsabteilungen und allen anderen Teams genutzt, die auf ein solches System angewiesen sind. ERP-Benutzer sind in der Regel auf unternehmensweite Daten für betriebliche Zwecke angewiesen.
Daten
Das PIM-System enthält Produktdaten wie technische Spezifikationen, Marketingmaterialien, kreative Elemente, strukturierte Kataloginformationen usw. Es unterstützt Unternehmen bei der Bereitstellung hochwertiger Produktdaten in verschiedenen Formaten und über verschiedene Kanäle.
ERP enthält umfassende Geschäfts- und Betriebsdaten wie Finanzdaten, Lagerbestände, Lieferketteninformationen und Produktionsplanung.
Integration
PIM-Systeme sind in der Regel in Marketing- und Handelskanäle, Online-Marktplätze, Content-Management-Systeme (CMS) und Print-Publishing-Lösungenintegriert, um eine konsistente Bereitstellung von Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg zu gewährleisten. ERP-Systeme hingegen sind mit Buchhaltungstools, Lieferkette, Back-Office-Anwendungen und anderen betriebsbezogenen Systemenintegriert .
Können ERP und PIM zusammen funktionieren?
Während das ERP-System darauf ausgerichtet ist, Stammdaten wie Artikelnummern, Preise, Bestände und Bewegungsdaten wie Aufträge und Lagerbewegungen zu verwalten, fokussiert sich ein PIM-System auf die Verwaltung von technischen Daten und Marketinginhalten wie Produktbeschreibungen, Spezifikationen und medialen Inhalten. Anstatt PIM und ERP als konkurrierende Systeme zu betrachten, sollten sie daher als komplementäre Lösungen gesehen werden, die sich perfekt ergänzen. Ein Zusammenspiel der beiden Systeme ermöglicht eine klare Trennung der Aufgabenbereiche und sorgt dafür, dass die produktbezogenen Informationen und Informationen zum Bestell -und Lieferprozess konsistent und effizient verwaltet werden.
Im Folgenden werden die wesentlichen Vorteile der Integration von PIM und ERP genauer erläutert.
Wie PIM und ERP zusammenarbeiten
ERP-Systeme konzentrieren sich auf die Verwaltung von Stammdaten wie Bestände, Preise und Artikelnummern sowie auf geschäftliche Transaktionen wie Bestellungen und Lieferungen. PIM-Systeme hingegen steuern komplexe Produktdaten und Marketinginhalte. Beide Systeme arbeiten komplementär und ergänzen sich in ihren spezifischen Aufgabenbereichen.
Klarheit über die Datenhoheit:
Eine klare Trennung der Zuständigkeiten für die Datenverwaltung ist essenziell: Artikelnummern und Stammdaten sollten immer im ERP-System generiert und gepflegt werden, während technische Daten und Marketinginformationen im PIM-System organisiert werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern.
Vorteile der Integration von PIM und ERP
Datenkonsistenz und einheitliche Datenquelle:
Durch die Integration von PIM und ERP entsteht eine einheitliche und zentrale Quelle für alle Produktinformationen. Dies sorgt dafür, dass alle Abteilungen und Vertriebskanäle mit den gleichen, aktuellen Daten arbeiten und Inkonsistenzen vermieden werden. Beispielsweise kann eine Änderung der Produktbeschreibung im PIM-System automatisch alle relevanten Vertriebskanäle aktualisieren, ohne dass es zu manuellen Korrekturen in verschiedenen Systemen kommen muss.
Fehlerreduktion und gesteigerte Effizienz:
Der Abgleich zwischen PIM und ERP erfolgt in festgelegten Prozessen, was manuelle Dateneingaben reduziert und die Genauigkeit der Daten verbessert. Stellen Sie sich vor, ein neuer Artikel wird im ERP angelegt – dieser Prozess wird automatisiert an das PIM-System weitergegeben, sodass technische Daten und Marketinginhalte problemlos hinzugefügt werden können.
Prozessautomatisierung und ressourceneffizientes Produktdatenmanagement:
Viele manuelle Prozesse können effizienter gestaltet werden. Ausgewählte Änderungen, die im PIM vorgenommen werden, können in festgelegten Prozessen oder nach Genehmigung ins ERP übertragen werden, und umgekehrt. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen, während die Datenkonsistenz zwischen den Systemen gewahrt bleibt.
Datenaktualisierung und Synchronisation:
Ein Beispiel hier ist die Synchronisation neuer Artikel zwischen ERP und PIM. Wenn ein neuer Artikel im ERP angelegt wird, werden die grundlegenden Stammdaten im ERP verwaltet, während PIM die technischen Daten und Marketinginformationen ergänzt. Dieser Abgleich erfolgt in definierten Prozessen oder zeitgesteuerten Workflows, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vertriebskanäle auf die aktuellen Informationen zugreifen können, ohne die Systeme unnötig zu belasten. Je nach Bedarf können Daten manuell geprüft oder genehmigt werden, bevor sie zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Schnellere Markteinführung und schnellere Produktaktualisierungen:
Mit einem integrierten System können Unternehmen ihre Produkte schneller auf den Markt bringen. Änderungen, die im PIM vorgenommen werden, können nach festgelegten Prozessen oder Genehmigungen an relevante Systeme und Kanäle weitergegeben werden, was eine kontrollierte und beschleunigte Produktaktualisierung ermöglicht. Dies ist besonders vorteilhaft, wo sich Produktinformationen häufig ändern und schnell angepasst werden müssen. Die Integration stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen zeitnah an den richtigen Stellen verfügbar sind, ohne dass die Kontrolle verloren geht.
Flexibilität bei der Marktanpassung:
Während ein ERP-System als zentrales Verwaltungssystem fungiert, das Stammdaten und operative Prozesse wie Bestände, Finanzen und die Abwicklung von Bestellungen steuert, bietet ein PIM die notwendige Flexibilität, um produktbezogene Informationen wie technische Daten, Spezifikationen und Marketinginhalte effizient über verschiedene Vertriebskanäle zu verteilen. Neue Produktvarianten oder Änderungen können im PIM erstellt und gezielt angepasst werden, während das ERP die reibungslose Verwaltung der zentralen Geschäftsprozesse sicherstellt. Dadurch können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und Produkte konsistent auf den Markt bringen.
Fazit
Zusammenfassung der Vorteile:
Die Integration von PIM- und ERP-Systemen ermöglicht es Unternehmen ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Die klare Trennung der Verantwortlichkeiten sorgt für eine, effiziente Verwaltung von Produktinformationen und unterstützt langfristig eine höhere Flexibilität bei Marktanpassungen.
PIM und ERP: Unterschiedliche Welten bleiben bestehen
Wichtig zu verstehen ist, dass PIM- und ERP-Systeme auch in Zukunft getrennte Welten bleiben werden, da sie jeweils spezifische Aufgaben erfüllen. Während ERP-Systeme für Stammdaten und operative Prozesse optimiert sind, ist das PIM für die Verwaltung von feingranularen Produktinformationen, wie technischen Daten und Marketinginhalten, zuständig. Der Versuch, ERP-Systeme, um PIM-Funktionalitäten zu erweitern, führt in der Regel zu trägen und schwerfälligen Systemen. Technische Spezifikationen und Variationen gehören ins PIM, um ein aufgeblähtes ERP-System zu vermeiden.
Zukunft des Zusammenspiels:
Durch die zunehmende Standardisierung wird das Zusammenspiel zwischen PIM und ERP in Zukunft einfacher und reibungsloser. Obwohl es derzeit keine universelle Standardschnittstelle gibt, wird die Entwicklung hin zu flexibleren Integrationslösungen voranschreiten. Dies wird Unternehmen ermöglichen, die Stärken beider Systeme noch effizienter zu nutzen.
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